Spam-E-Mails – Warum sie auftreten und was man dagegen tun kann?
Fast jeder kennt es: Mal tagelang Ruhe im Posteingang, dann plötzlich wieder eine Flut von unerwünschten Nachrichten. Spam-E-Mails sind ein ständiger Begleiter der digitalen Welt. Lästig, aber leider unvermeidbar. Wir möchten Ihnen hier in verständlicher Form erklären, warum Spam-Mails auftreten, wieso sie manchmal in Wellen kommen und nicht gleichmässig verteilt sind, und welche Möglichkeiten Sie selbst haben, um den Umgang damit einfacher zu gestalten.
Warum gibt es überhaupt Spam-Mails?
Spam-Mails sind in den meisten Fällen unerwünschte Werbe- oder Phishing-Nachrichten, die in großen Mengen automatisiert verschickt werden. Die Absender haben in der Regel kein Interesse daran, eine persönliche Nachricht zu verschicken, sondern versuchen mit einer Art „Giesskannenprinzip“, so viele Menschen wie möglich zu erreichen. Selbst wenn nur ein winziger Bruchteil der Empfänger auf eine Spam-Mail reagiert, lohnt es sich für die Versender, weiterhin Millionen solcher Nachrichten zu verschicken.
Wie funktioniert der Spamfilter?
Unsere Mailserver verwenden einen Spamfilter. Diese Systeme arbeiten weltweit, analysieren Milliarden von E-Mails und erkennen dabei typische Muster von Spam. Wir haben die Filter bewusst so eingestellt, dass verdächtige Mails zwar markiert werden, aber echte, wichtige Nachrichten nicht versehentlich blockiert werden.
Denn: Es ist einfacher, eine Spam-Mail von Hand zu löschen, als herauszufinden, warum eine wichtige Nachricht nie im Posteingang ankommt.
Das bedeutet aber auch: Ein Spamfilter ist immer ein Kompromiss.
Sehr streng eingestellt: Es landen auch seriöse Mails im Spamordner.
Sehr locker eingestellt: Es rutschen mehr unerwünschte Mails durch.
Damit Sie keine wichtigen Informationen verpassen, setzen wir den Filter bewusst so, dass er eher zu wenige als zu viele blockiert.
Warum treten Spam-Mails in Wellen auf?
Viele Kunden wundern sich, dass Spam-Mails nicht gleichmässig, sondern in „Wellen“ eintreffen. Mal sieht der Posteingang sauber aus, dann wieder voll mit Werbung oder dubiosen Nachrichten. Dafür gibt es mehrere Gründe:
Kampagnenweise Zustellung: Spam wird oft in groß angelegten Kampagnen verschickt. Angreifer starten ihre „Aktionen“ für einige Tage oder Wochen und hören dann wieder auf. Daher entstehen die Schwankungen.
Neue Tricks der Spammer: Sobald die Spamfilter eine Methode erkannt haben, versuchen Spammer neue Wege zu gehen. In dieser Übergangsphase kann kurzfristig mehr Spam durchkommen, bis die Filter nachjustiert sind.
Globale Effekte: Spamversender arbeiten international. Wenn z. B. in einem Land neue Botnetze oder Server in Betrieb genommen werden, steigt das Spam-Aufkommen schlagartig. Weltweit sichtbar.
Filteranpassungen: Wir passen unsere Filter regelmässig an. Das bedeutet, dass die Systeme zeitweise etwas durchlässiger sein können, bis neue Regeln greifen.
Kurz gesagt: Spam tritt nicht kontinuierlich auf, sondern hängt von den Aktivitäten der Absender und der Reaktionsgeschwindigkeit der Filter ab. Deshalb erleben Sie mal eine „ruhige Phase“ und dann wieder eine „Spam-Welle“.
Was können Sie selbst tun?
Neben den systemseitigen Filtern haben Sie als Anwender verschiedene Möglichkeiten, die Spam-Belastung zusätzlich zu reduzieren:
Outlook-Einstellungen nutzen
In Outlook können Sie den Junk-E-Mail-Schutz selbst anpassen:
Rechtsklick auf eine E-Mail > „Junk-E-Mail“ > „Junk-E-Mail-Optionen“.
Hier können Sie die gewünschte Schutzstufe wählen.
Achtung: Bei höheren Schutzstufen kann es passieren, dass auch erwünschte Nachrichten fälschlich im Junk-Ordner landen. Prüfen Sie diesen daher regelmässig.
Absender, denen Sie vertrauen, können Sie in die Liste „Sichere Absender“ aufnehmen.
Falsch einsortierte Mails korrigieren
Sollte eine erwünschte Nachricht im Junk-Ordner landen, markieren Sie diese mit „Keine Junk-E-Mail“. Damit „lernt“ Outlook, diesem Absender künftig zu vertrauen.
Externe Filter einsetzen
Wer besonders viel Spam erhält, kann ergänzend einen externen Filterdienst einsetzen. Ein Beispiel ist unser Service CLEANmail, den Sie bei uns bestellen können:
https://meta10.com/Modern-Workplace/Cloud-Apps/CLEANmail
Vorsicht beim eigenen Verhalten
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse sparsam weiter.
Reagieren Sie niemals auf Spam-Mails und klicken Sie keine Links darin an.
Nutzen Sie für Newsletter oder weniger wichtige Registrierungen eine separate Adresse.
Unser kontinuierlicher Einsatz gegen Spam
Wir verstehen, dass gerade die „Spam-Wellen“ sehr störend sein können. Bitte seien Sie sich aber bewusst: Spam ist ein globales Problem, das sich ständig verändert. Wir passen unsere Filter kontinuierlich an, um die Belastung so gering wie möglich zu halten. Dennoch ist kein System perfekt, und es wird immer Phasen geben, in denen mehr unerwünschte Nachrichten durchkommen.
Mit den beschriebenen Maßnahmen haben Sie aber zusätzliche Möglichkeiten, sich zu schützen und die Flut an Spam-Nachrichten in den Griff zu bekommen.