Benutzerhandbuch

Vielen Dank dass Sie sich für die META10 Secure Cloud entschieden haben

Auf den folgenden Seiten erklären wir Ihnen wie Sie die Vorteile der META10 Secure Cloud optimal nutzen können.

Schematische Darstellung

Modularer Aufbau

Voraussetzungen

Um auf die META10 Secure Cloud zugreifen zu können reicht ein handelsüblicher PC, Mac oder sonstiger Computer. Für den Zugriff wird die Software „Remote Desktop Client“ benötigt. Diese Software ist auf PC’s normalerweise bereits installiert, und bei Computern anderer Hersteller kann diese Software über das Internet geladen werden.

Um eine konstante und qualitativ gute Verbindung zu ermöglichen wird das Arbeiten via verkabeltem Arbeitsplatz (LAN) vorausgesetzt. Für Verbindungen via WLAN (Wireless Netze, Handy Hotspot etc.) kann META10 nicht garantieren, dass diese ohne Unterbruch laufen, da es sehr viele äussere Einflüsse gibt, die wir nicht kontrollieren können.

Für den PC haben Sie von META10 ein vorkonfiguriertes RDC Icon erhalten. (RDC = Remote Desktop Client). Für andere Computersysteme haben Sie die Zugriffsdaten erhalten. Diese beinhalten normalerweise folgende Daten:

• Benutzernamen
• Kennwort
• Computername
• Gateway Server Adresse

Das Login

Mit Ihrem META10 Secure Cloud Account erhalten Sie persönliche Logindaten. Bewahren Sie diese sicher auf und geben diese nicht an Dritte weiter.

Um sich anzumelden starten Sie die Remote Desktop Client Applikation durch Doppelklick auf folgendes Icon auf Ihrem Desktop.

(Beispielbild für PC)

Ersetzen Sie den Text [Benutzername] mit Ihrem Benutzernamen des META10. In der zweiten Zeile geben Sie das Kennwort ein.

Durch drücken auf OK wird die Verbindung aufgebaut.

So konfigurieren Sie den Login

Zum Ändern der Konfiguration machen Sie einen Rechtsklick auf das Icon und wählen den Menüpunkt „Bearbeiten“. 

Im Dialog können Sie die Einstellungen anpassen und durch drücken auf den Button „Speichern“ abspeichern. Ersetzen Sie die Platzhalter [Kunde] und [Benutzername] mit Ihren Angaben. Evtl. sind diese bereits vorkonfiguriert und müssen nicht mehr eingegeben werden.

Gateway Server Verbindung konfigurieren

Achten Sie darauf dass die Einstellung für den Gateway Server korrekt sind.

Dazu unter dem Reiter „Erweitert“ den Knopf „Einstellungen“ drücken und dort die Option „Remotedesktop-Gatewayserver für lokale Adressen umgehen“ ausschalten.

Ausserdem können Sie dort den Gateway Servernamen eingeben, welchen Sie von uns erhalten haben. Normalerweise ist der Gateway Servername bereits vorkonfiguriert.

Mehrere Monitore

Um die Remote Session auf mehreren Monitoren anzeigen zu können, setzen Sie folgenden Haken:

Der META10 Desktop

Nach dem erfolgreichen anmelden erhalten Sie Zugriff auf den META10 Desktop. Dieser ist auf das Arbeiten im Büroalltag optimiert. Sie finden darin alle bekannten Elemente wie Dateiexplorer, Outlook, Word, Excel, usw.

Korrektes Abmelden

Um sich abzumelden, sollte nicht einfach das Fenster geschlossen werden, da so nur die Verbindung zum Server getrennt wird, was bei einem Neustart des Server theoretisch zu Datenverlust führen könnte. 

Eine korrekte Abmeldung wird über den Start Knopf gemacht:

Oder alternativ über die Verknüpfung "Abmelden" unter company/Application.

Passwort zurücksetzen

Anleitung

Sie können das von META10 vergebene Initialpasswort wie folgt ändern.
Drücken Sie dazu Ctrl + Alt + END oder öffnen Sie im Application Ordner die Verknüpfung "Windows-Sicherheit".

Geben Sie Ihren Benutzernamen (META10\Benutzernamen) und das alte Kennwort ein.
Das neue Kennwort muss Gross-/Kleinschreibung enthalten und min. 7 Zeichen lang sein.

Sobald Sie das neue Kennwort bestätigen, wird es aktiv. Sollte eine Fehlermeldung kommen, entspricht das neue Passwort nicht der Sicherheitsrichtlinie und Sie bekommen einen Hinweis.

Bitte denken Sie daran, wenn Sie das Passwort ändern, dass Sie ggf. auch noch das Passwort
auf allen mobilen Geräten (Tablet, Handy, usw.) anpassen müssen.

Tastatursprache

Auf dem META10 Desktop können Sie zwischen verschiedenen Eingabesprachen für die Tastatur wählen. Die Sprachleiste finden Sie in der Windows Taskleiste als Symbol. Dort wird das Kurzzeichen der aktuell aktiven Eingabesprache angezeigt. Die Sprache können Sie wechseln, indem Sie auf das Kurzzeichen klicken:

Datenspeicher

Ihre Daten können Sie in der META10 Secure Cloud auf zwei Netzlaufwerken zentral abspeichern:

Private Daten wie Fotos, Videos oder Musikdateien sind auf den lokalen Geräten zu speichern und nicht ins META10 zu transferieren. Die META10 Umgebung steht für die Speicherung geschäftlicher Daten zur Verfügung. META10 kann den Kunden darauf hinweisen private Daten zu entfernen, bzw. zu löschen. Dieses Vorgehen dient auch der Sicherheit, da private Daten viel häufiger von Schadsoftware befallen sind als geschäftliche Daten.

Home Laufwerk

Auf dem Home Laufwerk H: speichern Sie ihre persönlichen Daten. Das Laufwerk trägt den Benutzernamen mit welchem Sie sich anmelden. Auf das Home Laufwerk haben nur Sie mit Ihrem Login Zugriff.

Company Laufwerk

Auf dem Company Laufwerk K: speichern Sie alle Daten welche in der Firma, bzw. im Team gemeinsam bearbeitet werden. Auf Wunsch können vom META10 Support auf dem Company Laufwerk pro Ordner Zugriffsrechte konfiguriert werden.

Es existieren drei Standard Ordner (Application, Scanned Document und Template), welche bitte nicht gelöscht oder umbenannt werden sollten.

Datenaustausch

Per Remote Laufwerk

Sie können ihre lokalen Laufwerke direkt in den META10 Desktop integrieren. Dafür können Sie das Remote Desktop Client Icon anpassen. Mit der folgenden Einstellung wählen Sie die Laufwerke, welche im META10 Desktop erscheinen sollen:

Das Laufwerk erscheint danach im META10 Desktop als eigenes Laufwerk, welches Sie wie gewohnt nutzen können.

• Beachten Sie, dass sich die Daten auf Ihrem lokalen Computer befinden, und daher bei jeder Aktion über das Internet transferiert werden müssen. Daher fühlt sich dieses Laufwerk normalerweise auch deutlich langsamer an als die Laufwerke H: und K:

• Die Daten auf den lokalen Laufwerken werden nicht gesichert. Daher empfehlen wir Ihnen Dateien zur Sicherung wieder in die META10 Secure Cloud zu transferieren.

Per Copy-And-Paste

Sie können Dateien per Kopieren und Einfügen zwischen dem META10 Desktop und dem lokalen Computer Hin- und Her kopieren. Dazu muss jedoch im Remote Desktop Client die folgende Funktion aktiviert sein:

Datensicherheit

Alle Daten welche in der META10 Secure Cloud unter dem Laufwerk H: oder K: gespeichert sind, werden automatisch gesichert. Ausserdem werden alle Dateien beim Transferieren, Öffnen oder Speichern auf Viren oder Trojaner gescannt.

Gelöschte Daten wiederherstellen

Mit den Vorgängerversionen innerhalb des Windows Explorer können Sie als Anwender auf frühere Versionen ihrer Dateien direkt zugreifen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen den Punkt „Vorgängerversionen wiederherstellen“.

Es erscheint ein Dialog, in welchem Sie aus einer Liste einen früheren Zustand des gewählten Ordners öffnen können:

Wählen Sie einen Ordner und klicken „Öffnen“, danach erscheint der Inhalt des Ordners im früheren Zustand. Beachten Sie dabei den Text in der Adresszeile im Explorer, darin sehen Sie den Zeitstempel der Version.

Nun können Sie die früheren Versionen von Dateien in diesem Ordner sichten und von hier an den gewünschten Ort zurückkopieren.

Applikationen

Standard Apps

In der META10 Secure Cloud stehen diverse Apps als Standard zur Verfügung. Wie für alle Applikationen, werden die Verknüpfungen dazu im Ordner K:\Application abgelegt. Zu den Standard Apps gehören ein Screenshot Tool, ein ZIP Tool, PDF Reader, sowie der Chrome Browser.

Zusätzlich abonnierte Apps

Für zusätzliche, durch den Kunden abonnierte Applikationen, werden ebenfalls entsprechende Verknüpfungen im Firmenlaufwerk K:\Application zur Verfügung gestellt. Diese Verknüpfungen können durch die Benutzer je nach Bedarf auf den Desktop kopiert oder ans Start Menu oder die Taskleiste angeheftet werden. Falls eine solche Verknüpfung einmal aus Versehen gelöscht wird, kann sie einfach wieder aus dem Application Ordner kopiert werden.

Browsen im Internet

Für das Browsen im Internet empfehlen wir die Benutzung des lokalen Browsers direkt auf Ihrem PC oder Mac.

Warum? Das lokale Browsen hat folgende Vorteile:

1. Grafiklastige Webseiten auf dem META10 Desktop können langsamer dargestellt werden als lokal, weil die Daten zweimal übertragen werden müssen, einmal von der Webseite zu ihrem META10 Desktop, und nochmals von dort auf Ihren lokalen PC oder Mac. Lokal werden die Daten nur einmal übertragen, nämlich von der Webseite auf Ihren PC/Mac.

2. Videos sind gesperrt, da ein doppeltes übetragen wie unter Punkt (a) nötig ist und daher langsamer läuft als lokal. Beachten Sie dabei auch dass in Webseiten eingebetete Videos auch gesperrt sein können. Videos müssen Sie daher auf dem lokalen Browser betrachten.

3. Ihre Unternehmsdaten befinden sich auf der META10 Secure Cloud, lokal befinden sich keine Daten. Die META10 Secure Cloud ist daher eine Zone mit hohem Sicherheitsanspruch und muss durch META10 entsprechend geschützt werden.

   
   

Da die Webseiten anhand von Kategorien gesperrt sind, können auch Webseiten gesperrt sein welche aus Ihrer Sicht „harmlos“ erscheinen, aber in die gesperrte Kategorie fallen. Z.B. wird die Kategorie „Spiele“ gesperrt, damit kann es aber vorkommen, dass auf einer seriösen Webseite ein momentan aufgeschaltetes Spiel die ganze Seite sperrt.

4. Die META10 Secure Cloud unterstützt das Betriebsmodel BYOD (Bring Your Own Device), d.h. Sie können mit jedem beliebigen Gerät frei zugreifen. Das lokale Gerät wird nicht verwaltet und damit evtl. eingeschränkt, daher können Sie von dort auf jede Webseite zugreifen. Erst beim Zugriff von Ihrem Gerät auf die META10 Secure Cloud startet die Kontrolle und Einschränkung, welche dann der Sicherheit dient.

Sie können jederzeit zwischen dem lokalen PC und dem META10 Desktop mit einem Klick wechseln, indem Sie das META10 Remote Desktop Fenster herunter- oder hochklappen.

Umgang mit gesperrten Seiten

Falls wegen der Sicherheit innerhalb der META10 Umgebung eine Webseite blockiert wird, meldet das Ihnen der Browser mit einem entsprechenden Hinweis.

Zum Beispiel beim Aufruf von youtube.com sieht das so aus, anstatt der YouTube Seite kommt dieses Bild:

Sie haben zwei Möglichkeiten:

1. Sie wechseln auf den lokalen PC und öffnen dort die entsprechende Webseite

2. Sie klicken auf den Link „Report an incorrect block“ und erfassen ihre Angaben. META10 erhält diese Informationen direkt als Email mit allen erforderlichen Angaben in den CustomerService und wird prüfen ob die Seite per Whitelist ausnahmsweise geöffnet wird.

Voraussetzung zum Öffnen ist, dass die Seite geschäftsrelevant und das Browsen lokal nicht zumutbar ist, sowie dass die Sicherheit nicht oder kaum negativ tangiert wird.

Beispiele:

• Hat eine Webseite einer Bank temporär ein Onlinespiel aktiviert, kann diese Seite wegen der Kategorie „Spiele“ gesperrt sein. Der Benutzer möchte darüber aber ins Online Banking damit er von der höheren Sicherheit innerhalb der META10 Secure Cloud profitiert. Hier wird mit grosser Wahrscheinlichkeit die Seite in die Whitelist gesetzt.
• Ein Geschäftsführer browst für guten Wein, welchen er seinen Kunden als Firmenpräsent überreichen möchte, auf entsprechenden Webseiten. Diese können wegen der Kategorie „Alkohol“ gesperrt sein. Hier wird META10 mit grosser Wahrscheinlichkeit die Sperrung nicht aufheben, der Geschäftsführer kann ohne Einschränkung lokal browsen.

Arbeiten mit PDFs

PDF Dateien werden heutzutage häufig für den Dokumentenaustausch verwendet. Für das optimale Arbeiten mit PDFs sollten Sie folgende Punkte beachten.

Anzeigen von PDFs am Bildschirm

Für das Betrachten von PDFs gibt es verschiedene Einstellungen, welche die Darstellung am Bildschirm und damit die Geschwindigkeit der Anzeige beeinflussen.

Im Adobe Acrobat sind folgende Einstellung relevant. Das Entfernen der Häkchen kann die Anzeige beschleunigen.

Drucken von PDFs

Für das Drucken von PDFs können verschiedene Einstellungen innerhalb von PDFXChange oder Adobe Acrobat die Geschwindigkeit und Korrektheit des Ausdrucks beeinflussen.

PDF XChange

Beim Drucken mit PDF XChange bewirkt die Einstellung „als Bild drucken“ folgendes:
 Das PDF wird in ein Bild umgewandelt und in diesem Format zum Drucker gesendet. Damit wird das PDF immer korrekt ausgedruckt, der Druck kann allerdings viel länger dauern, da die Datenmenge für ein Bild normalerweise deutlich grösser ist.

Adobe Acrobat

Beim Adobe Acrobat finden Sie die Option unter dem Button „Erweitert“ im Druckdialog:

Arbeiten mit Druckern

Grundsätzlich kann jeder Drucker, der lokal auf Ihrem PC funktioniert, auch im META10 Desktop genutzt werden. Dazu werden bei jedem Login die lokalen Drucker auf den META10 Desktop gemappt. Das Drucken geschieht über die sog. EasyPrint Technologie von Microsoft. Dabei wird der Druckauftrag in eine Art PDF konvertiert, auf den lokalen PC transferiert, geöffnet und ausgedruckt.

Beim Einsatz von EasyPrint stehen Spezialfunktionen des Druckers normalerweise nicht oder nur beschränkt zur Verfügung, z.B. Heften, Lochen, Schachtwahl, usw.

Für die Schachtwahl empfehlen wir das Installieren eines separaten Druckers pro Schacht.

Arbeiten mit Scannern

Scanner können über verschiedene Arten in die META10 Secure Cloud integriert werden.

Scannen per FTP

Sofern ihr Scanner oder Multifunktionsgerät das Scannen per FTP oder SFTP unterstützt, kann darüber eine direkte Verbindung auf einen Ordner im Company Laufwerk der META10 Secure Cloud erstellt werden. Der Ordner befindet sich normalerweise unter K:\Scanned Document.
Wenn der Scanner es erlaubt, und es von Ihnen gewünscht wird, kann im Verzeichnis pro Benutzer ein Ordner erstellt werden, und auf dem Scanner kann nach wählen des eigenen Ordners dorthin gescannt werden.

Scannen per Email

Sofern ihr Scanner oder Multifunktionsgerät das Scannen per Email unterstützt, kann darüber auf Ihr Outlook gescannt werden. Die Scans erscheinen dann als Email-Attachements in Ihrem Posteingang. Dazu muss der Scanner zuerst entsprechend konfiguriert werden.

Von Unterwegs zugreifen

Um auf die META10 Secure Cloud von unterwegs zuzugreifen, können Sie sich das META10 Icon per Email senden oder auf einen USB Stick kopieren. Auf einem anderen Computer können Sie das Icon auf den Desktop kopieren und per Doppelklick darauf in die META10 Secure Cloud einloggen.

Von verschiedenen Geräten zugreifen

PC

PC ab Windows XP mit Service Pack 3 und neuestem Remote Desktop Client. Empfohlen wird der Einsatz von Windows 8 oder neuer. Bei älteren Versionen kann es zu Verbindungsunterbrüchen oder allgemeinen Problemen kommen, welche META10 nicht kontrollieren kann.

Mac Computer

Auf dem Mac Computer können Sie einen Remote Desktop Client über das Internet installieren. Diesen Client gibt es z.B. von Microsoft (Microsoft RD Client). Sie können ihn über den App Store herunterladen.

Smartphones und Tablets

Auf Smartphones wie dem iPhone, Samsung Galaxy, usw., können Sie durch Installation einer App aus dem App Store eine Verbindung mit dem META10 Desktop herstellen. Hier eine Auswahl möglicher RDP Apps:

• Microsoft RD Client
• PocketCloud
• Remote Desktop

Andere Geräte

Sie müssen auf dem Gerät dafür sorgen, dass ein Remote Desktop Client mit Gateway Unterstützung installiert ist, danach können Sie auf die META10 Secure Cloud zugreifen. Dies gilt z.B. für Linux Systeme, Thin Clients, usw.

Konfigurieren von Outlook

In der META10 Secure Cloud wird Outlook meist in Zusammenhang mit einem Exchange Server vom Kunden eingesetzt. Dies erweitert die Möglichkeiten von Outlook um Teamfunktionen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass diese Möglichkeiten korrekt konfiguriert werden, damit Ihre Daten immer geschützt bleiben.

Verbinden mit Exchange

Nach dem Starten von Outlook wird anhand Ihres Benutzernamens normalerweise automatisch der zugeordnete E-Mail Account erkannt und eingebunden. Sollte dies nicht der Fall sein, oder möchten Sie weitere Accounts einbinden, können Sie dies über die Kontoeinstellungen durchführen.

Arbeiten mit Outlook im Team

Nach dem ersten Aufstarten von Outlook mit dem Exchange Server sind alle Zugriffe nur für den Besitzer des Postfachs möglich. Jegliche Zugriffe für andere Benutzer müssen explizit erteilt werden, bevor ein Zugriff durch andere Benutzer möglich wird.

Freigabe der Kalender

Für gegenseitige Kalendereinsicht ist die korrekte Freigabe Ihres Kalenders an alle anderen Mitglieder in Ihrem Team eine Voraussetzung.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Öffnen Sie Ihren Kalender und wählen im Menü den Punkt „Kalender freigeben“:

Im Freigabedialog müssen Sie folgende Optionen beachten und KORREKT einstellen:

Vor allem der Punkt Details ist wichtig. Damit können Sie steuern wie viele Details in Ihrem Kalender von den anderen Personen gesehen werden.

Es gibt auch die Möglichkeit die Berechtigung auf Ihren Kalender global zu setzen. Dies hat den Vorteil dass Sie für jegliche Benutzer den Zugriff in einem Schritt setzen können. Was aber auch gefährlich sein kann, vor allem wenn Sie sicherstellen wollen, dass nicht jedermann auf Ihren freigegebenen Kalender zugreifen kann.

META10 empfiehlt die Freigabe immer über den Freigabeassistenten zu tätigen.

Zugriff auf fremdes Postfach

Damit Sie auf ein fremdes Postfach zugreifen können, muss dies durch den Besitzer zuerst freigegeben werden. Der Besitzer des Postfachs wählt dazu den Postfachordner und klickt darauf mit der rechten Maustaste. Im Menü den Punkt „Ordnerberechtigungen“ wählen.

Durch Hinzufügen eines anderen Benutzers und definieren der Berechtigungsstufe, erteilen Sie diesem Benutzer den Zugriff auf Ihren Kalender. Bitte erteilen Sie nur Berechtigungen wo unbedingt nötig.

Sie können danach durch die Funktion „Ordner eines anderen Benutzers“ das Postfach öffnen und in Ihrem Outlook einbinden. Das Postfach wird danach in der Baumansicht links zusätzlich aufgelistet.

Archivieren der Emails

Die Archivierung von Emails ist eine kostenpflichtige Option und steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie diese auf Ihrem Exchange Account aktiviert haben.
Falls aktiv, steht Ihnen neben dem Standard-Postfach auch ein Archivpostfach zur Verfügung. Alle Emails älter als 2 Jahre werden automatisch ins Archiv transferiert. Sie können Emails auch manuell archivieren oder Ordnern ein anderes Archivierungsintervall zuordnen. Archivemails können genau gleich bearbeitet und verwendet werden, wie Ihre Emails im Standard-Posteingang.

Einrichten von Outlook Anywhere

Sie können ein Outlook auf einem PC ausserhalb der META10 Secure Cloud mit dem Exchange Server von META10 verbinden. Konfigurieren Sie dazu das Outlook per Outlook Anywhere. Die Konfiguration wird in in diesem Artikel erklärt.

Zugriff von Outlook WebApp

Sie erhalten von uns auf Anfrage einen Weblink für den Zugriff auf Outlook über das Web. Mit dieser Möglichkeit lesen und bearbeiten Sie alle Ihre Outlook Daten auch von unterwegs und von Computern ohne Zugriff auf den Remote Desktop, z.B. in Flughäfen, etc.

Der Weblink ist normalerweise wie folgt aufgebaut:
https://[ExchangeServer].meta10.com/owa

Nach erfolgreichem Aufruf können Sie sich mit Ihrem META10 Loginnamen anmelden. 

Outlook mit Smartphone synchronisieren

Auf dem Smartphone können Sie das Email, den Kalender und die Kontakte mit dem Exchange Server in der META10 Secure Cloud synchronisieren. Dazu müssen Sie die Software auf Ihrem Smartphone korrekt konfigurieren. Sie finden passende Anleitungen in folgenden Artikeln: 

iPhone oder Android Phones

Vorgehen beim Bestellen von neuen Accounts

Bitte verwenden Sie zum bestellen von Accounts für neue Mitarbeiter die Anleitung unter:

https://help.meta10.com/docs/bestellung-neuer-account

Vorgehen beim Installieren oder Updaten von Applikationen

Zum Installieren oder Updaten von Applikationen folgen Sie bitte dem folgenden Help Artikel:

https://help.meta10.com/docs/software-update